Introduction

L'acquisition d'une application décisionnelle est le fruit d'une vraie réflexion qui doit guider son choix, sa mise en œuvre et enfin son appropriation par les utilisateurs. L'objectif est de tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités, optimiser son efficacité et rentabiliser rapidement l'investissement réalisé. A ce titre, il est particulièrement important de veiller à la qualité de l'accompagnement de projet. Voici les 6 points clés pour réussir le déploiement de votre solution décisionnelle.

I. Choisissez un prestataire d'accompagnement, éditeur ou intégrateur

Lors de l'acquisition de votre application décisionnelle, vous pouvez choisir entre deux types de prestataires pour vous accompagner dans sa mise en œuvre : l'éditeur en direct ou bien un intégrateur (partenaire de l'éditeur qui lui délivre son expertise). Ils vous accompagneront dans toutes les phases d'un projet : conseil, assistance et support, formation jusqu'au transfert de compétences.

L'un ou l'autre vous aideront notamment à élaborer plus précisément et à valider l'architecture fonctionnelle, applicative et technique de la solution, à identifier au plus tôt les risques du projet (compatibilité, etc.) ou encore à évaluer sa faisabilité technique. Vérifiez, pour cela, que votre prestataire dispose de méthodologies éprouvées en assistance à maîtrise d'œuvre ou à maîtrise d'ouvrage.

L'équipe qui vous sera proposée doit surtout connaitre et comprendre votre métier, votre secteur d'activité, les processus et les indicateurs clés permettant de répondre à votre problématique. Veillez enfin à ce qu'il s'engage sur des normes ou des critères de qualité (assurance qualité, best practices).

II. Exprimez clairement votre besoin et anticipez les évolutions futures

Un des gages de réussite de votre projet décisionnel repose sur l'expression claire et dès le départ de votre ou de vos besoin(s). Cette tâche ne doit pas être négligée et nécessite de bien cerner et évaluer votre problématique métier. Les utilisateurs directs sont associés à cette réflexion. Mieux, ils en sont les initiateurs.

Parmi les principaux écueils à éviter : être trop généraliste ou vague. Essayez d'être au contraire le plus précis et spécifique possible. Par exemple : « Améliorer le taux de transformation des campagnes marketing et assurer le meilleur ROI desdites campagnes ». La solution correspondante consistera alors à opérer le meilleur arbitrage en fonction du profil et de l'historique client pour lui adresser une proposition/un message ciblé(e) et parfaitement adapté.

Pensez « besoin » avant « solution ». Laissez le soin à votre prestataire de traduire en langage informatique votre problématique et être force de proposition. Avant de donner votre accord sur une solution décisionnelle, assurez-vous que vos besoins de personnalisation passent par un paramétrage et des objets (tables, programmes, métadonnées...) que l'on pourra aisément migrer ou faire évoluer via les outils de l'éditeur.

III. Impliquez-vous

Tout au long de la mise en œuvre technique de la solution, entretenez le lien avec les équipes de votre prestataire. Ne considérez pas que votre rôle s'arrête à la décision d'achat en vous désintéressant ensuite de la mise en œuvre. Il est au contraire préconisé de prévoir le même nombre de jours hommes que celui négocié pour la phase d'implémentation et de mise en production.

Organisez pour cela des comités de projet opérationnels chargés de faire respecter les délais, la qualité des livrables, le budget du projet et des comités de pilotage arbitrant, réajustant et validant le passage des jalons projet. Votre organisation doit refléter la structure de l'équipe projet d'intégration. Votre maîtrise d'ouvrage sera l'interlocuteur des consultants fonctionnels, vos responsables IT ceux des consultants techniques, vos administrateurs de système d'information, ceux des consultants ETL, l'ensemble placé sous l'autorité des directeurs de projets.

Cette implication permet en premier lieu de respecter les délais et d'améliorer la qualité de la réalisation grâce à une circulation de l'information fluide. Mais elle offre également d'assurer la bonne coordination des développements spécifiques éventuels et, surtout, d'opérer les bons choix entre les diverses options de paramétrage ou de personnalisation. Votre implication n'aura pas le même degré d'intensité tout au long du projet : elle sera plus soutenue en amont, et surtout en fin du projet.

En amont, l'attention et la précision apportées au cahier des charges, la disponibilité pour répondre aux questions de l'éditeur et de l'intégrateur permettent à ces derniers de qualifier la solution la mieux adaptée à votre besoin. En début de projet, la participation aux ateliers fonctionnels et techniques et à la phase de spécifications est indispensable à l'élaboration de votre cahier de recette.

La phase de qualification réclame une mobilisation soutenue de l'ensemble de vos équipes (métiers, techniques, infrastructure). Cette participation active vous évitera des mauvaises surprises à l'arrivée et favorisera une familiarisation progressive avec votre nouvel environnement décisionnel. Objectif : accélérer le pilotage opérationnel en fin de projet.

IV. Testez la conformité à votre besoin

L'adhérence à votre besoin est déterminée lors des phases de cadrage et de spécifications. Lors de la phase de cadrage, l'équipe d'intégration, analyse votre besoin et votre existant. Elle peut ainsi ensuite procéder à une analyse des écarts et tracer un plan de convergence qui fera l'objet des spécifications générales et détaillées. Lors de ces étapes projet, l'adéquation au besoin est validée afin de vous permettre la rédaction du cahier de recette.

Pendant la phase de recette du projet décisionnel et les tests d'avant mise en production, n'hésitez pas à intervenir et à vérifier notamment la conformité des paramétrages et des différents développements avec les spécifications. Cette analyse d'écart est l'opportunité de demander les dernières rectifications ou modifications utiles afin de vous assurer que l'application est bien en phase avec vos attentes.

De façon générale, la validation des livrables doit faire l'objet de toute votre attention et ceci dans les délais planifiés et une volonté de lever la moindre ambigüité. Le respect de cette procédure est un facteur-clé de la réussite de votre projet décisionnel. N'hésitez pas, une nouvelle fois, à associer étroitement les utilisateurs à cette mission afin de sécuriser au maximum le déploiement futur de la solution.

V. Formez vos utilisateurs

La mise en place d'une solution décisionnelle peut bouleverser les habitudes de travail des salariés et parfois même changer les processus de l'entreprise. La phase de formation et de transfert de compétences constitue donc une étape cruciale. Objectif : garantir l'autonomie. Prévoyez dès le départ des sessions de formation adaptées à chaque profil d'utilisateur et encouragez leur adhésion en favorisant leur participation tout au long du projet. Ne négligez pas les propositions de prestations d'accompagnement à la conduite du changement. Les projets décisionnels sont la traduction de votre organisation et, potentiellement, de nouveaux processus que vous souhaitez voir mis en œuvre et pour lesquels l'adhésion de tous les acteurs de votre entreprise est indispensable. On ne le rappellera jamais assez : la réussite de la mise en œuvre d'un outil décisionnel repose sur une mobilisation de toute l'entreprise !

VI. Nommez des administrateurs en interne

Votre application décisionnelle n'est pas figée et sera susceptible d'évoluer tant dans ses paramétrages que sa configuration tout au long de son cycle de vie. Envisagez un administrateur fonctionnel en charge de qualifier les nouveaux besoins et paramétrer l'application et un administrateur technique responsable du chargement de nouveaux indicateurs selon les spécifications du métier.

La souplesse et l'évolutivité des solutions décisionnelles permettent d'envisager ce mode opératoire. Au fil des besoins des utilisateurs et des changements de votre environnement technologique, pensez à nommer des responsables applicatifs en interne chargés d'administrer ses évolutions futures et veiller au bon fonctionnement quotidien. Vous pouvez également déléguer cette tâche à un prestataire externe, spécialisé, pour tirer le maximum de son potentiel.

Les éditeurs proposent également la mise en place d'une structure de type Centre de Compétence Décisionnel est un outil pertinent dans le cadre du suivi du cycle de vie de votre projet. Cette structure pluridisciplinaire accueille le métier, l'IT et des consultants techniques et/ou fonctionnels chargé d'identifier et qualifier les nouveaux besoins, d'estimer l'opportunité des évolutions, de tracer la réponse et mobiliser l'équipe les mieux adaptées. Il est observé que les actions de ce type d'organisation permettent une réduction significative du coût et des délais de réalisation des lots, versions et nouvelles solutions que vous comptez déployer.